Etusivu > Yritystoiminta > Hallituksen kokouspöytäkirja

Ilmainen hallituksen kokouspöytäkirja pohja (2026)

Tarkistettu ja päivitetty: 2026-08-31

Hallituksen kokouspöytäkirja on virallinen asiakirja, johon kirjataan osakeyhtiön, asunto-osakeyhtiön tai yhdistyksen hallituksen kokouksessa käsitellyt asiat ja tehdyt päätökset. Tämä ilmainen pöytäkirjamalli noudattaa Suomen osakeyhtiölain ja yhdistyslain muotovaatimuksia.

Lataa PDF Lataa Word (.docx)Käytä Google Docsissa

Esikatselu

Mihin tarkoitukseen Hallituksen kokouspöytäkirja on suunniteltu?

Hallituksen kokouspöytäkirja on virallinen asiakirja, johon kirjataan osakeyhtiön, asunto-osakeyhtiön tai yhdistyksen hallituksen kokouksessa käsitellyt asiat, tehdyt päätökset ja äänestystulokset. Pöytäkirja toimii oikeudellisena todisteena siitä, että asiat on käsitelty lain ja sääntöjen mukaisesti. Pöytäkirjaa tarvitaan usein esimerkiksi pankeissa lainaneuvotteluissa, tilintarkastuksessa, sopimusten solmimisessa ja viranomaisasioinnissa (kuten PRH:n kaupparekisterimuutoksissa).

Näin täytät pohjan: Hallituksen kokouspöytäkirja

1. Perustiedot: Merkitse yhtiön/yhdistyksen nimi, kokouksen numero, pvm, kellonaika ja paikka. 2. Läsnäolijat: Listaa kaikki osallistujat ja mahdolliset poissaolijat. 3. Järjestäytyminen: Valitkaa kokoukselle puheenjohtaja ja sihteeri. 4. Laillisuus: Todetkaa kokouksen koollekutsumistapa ja päätösvaltaisuus. 5. Päätösasiat: Kirjaa jokainen asia omaksi numeroituvaksi pykäläkseen (otsikko, asian esittely ja tehty päätös). 6. Esteellisyydet: Merkitse, mikäli joku hallituksen jäsen oli esteellinen käsittelemään jotakin asiaa. 7. Allekirjoitukset: Puheenjohtaja, sihteeri ja valitut pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat asiakirjan.

Yksinkertaiset päävaiheet:

Kirjaa ylös kokouksen järjestäjä, aika, paikka ja osallistujat (läsnäolijat ja poissaolijat).
Todetkaa kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus yhtiöjärjestyksen tai sääntöjen mukaisesti.
Valitkaa kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat.
Käykää läpi esityslistan asiat ja kirjatkaa päätökset selkeästi ylös.
Puheenjohtaja, sihteeri ja valitut pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat pöytäkirjan.

Tärkeä juridinen huomautus

Osakeyhtiölain mukaan hallituksen jäsen on esteellinen käsittelemään asiaa, joka koskee hänen ja yhtiön välistä sopimusta tai jossa hänen henkilökohtainen etunsa voi olla ristiriidassa yhtiön edun kanssa. Esteellisen henkilön on poistuttava kokouksesta kyseisen asian käsittelyn ajaksi, ja tästä on tehtävä nimenomainen merkintä pöytäkirjaan.

Usein kysytyt kysymykset

Milloin hallituksen kokous on päätösvaltainen?

Osakeyhtiölain mukaan hallitus on päätösvaltainen, kun yli puolet sen jäsenistä on saapuvilla, ellei yhtiöjärjestyksessä vaadita suurempaa määrää.

Täytyykö pöytäkirja toimittaa Patentti- ja rekisterihallitukseen (PRH)?

Pöytäkirjaa ei toimiteta rutiininomaisesti PRH:lle, ellei kokouksessa ole päätetty rekisteröitävistä asioista (kuten nimenkirjoitusoikeuksien tai hallituksen jäsenten muutoksista).

Voiko hallituksen kokouksen pitää sähköpostitse tai etänä?

Kyllä voi. Hallituksen kokous voidaan pitää Teamsissa, puhelimitse tai ns. sähköpostikokouksena (per capsulam), kunhan kaikille hallituksen jäsenille varataan mahdollisuus osallistua asian käsittelyyn ja päätökset kirjataan pöytäkirjaan.

Kuinka kauan hallituksen pöytäkirjoja on säilytettävä?

Kirjanpitolain ja osakeyhtiölain mukaan pöytäkirjat on numeroitava juoksevasti ja säilytettävä luotettavasti koko yhtiön olemassaolon ajan (vähintään 10 vuotta tilikauden päättymisestä).